Sistemas de gestión de calidad: ventajas y requisitos
Los sistemas de gestión de calidad aseguran que cada componente clave de una organización trabaje en conjunto para alcanzar los mismos objetivos, lo que se traduce en operaciones más eficientes y un mejor producto final.
La gestión de calidad es global, por lo que implementarla lleva también a un conocimiento profundo de la organización y sus procesos.
Te contamos todo lo que debes saber al respecto:
ÍNDICE
¿Qué es un sistema de gestión de calidad?
Un sistema de gestión de calidad es el resultado de la alineación de los factores clave que intervienen en la calidad total de los productos o servicios, con la intención de mejorar los procesos y garantizar que los estándares ideales se cumplan.
Dicho de una manera menos rigurosa, es una parte importante del modelo estratégico de una organización en el que engloban los procedimientos, políticas, objetivos y procesos que deben ser controlados para asegurar la calidad de los bienes u operaciones.
Herramientas que lo hacen posible
Existen algunos procedimientos, herramientas y conceptos que sirven de apoyo durante todo el proceso de gestión de calidad en una organización y que son claves a tener en cuenta:
Manual de calidad
En un manual de calidad se almacena toda la documentación referencial, en la que se especifican al detalle el deber ser de las operaciones, protocolos y normas que se deben cumplir a lo largo de todos los procesos para garantizar la calidad de los productos y servicios.
Control de registros
En el control de registros se engloban todas las herramientas que permiten comprobar si los procesos, actividades y equipos están cumpliendo con las normativas establecidas o los estándares de calidad.
Auditoría
Los procesos de auditoría son aquellos que se guían dentro de determinados puntos de control, mediante la revisión documental, para certificar que los procesos se están llevando de acuerdo con lo planificado.
Objetivos de calidad
El establecimiento de objetivos de calidad es fundamental para llevar a cabo un proceso de gestión eficiente y bien organizado. En este punto se establecen las metas de calidad que la empresa planea alcanzar.
Responsables de cumplimiento
Para que los procesos de una organización se ejecuten correctamente, con el mejor estándar de calidad, es necesario que se designen con la mayor antelación posible el/los responsables de ejecutar y controlar cada actividad.
Balance: expectativas-compromisos
Toda organización que desee implementar un sistema de gestión de calidad con éxito debe cuidar del balance que existe entre las expectativas de la producción (demanda, cantidades, recursos necesarios…) y los compromisos que se asumen para hacerlos posibles.
Recursos que se controlan a través de este sistema
Como se ha mencionado desde el principio, los sistemas de gestión de calidad controlan factores clave dentro de cualquier proceso organizacional. Los recursos o elementos que normalmente deben ser “alineados” para poder llevar la gestión de calidad son:
Recursos humanos:
Los recursos humanos denotan a todas las personas que hacen vida y operan dentro de la organización y que tienen como responsabilidad cumplir con una o varias tareas.
El trabajo de la gestión de calidad es establecer una descripción detallada de los puestos de trabajo y con base en ello seleccionar a los mejores talentos, garantizando que las tareas se asignan al personal mejor capacitado.
Recursos económicos:
Los sistemas de gestión de calidad no suelen necesitar de cuantiosos recursos económicos por si solos, pero en ellos se engloban actividades que afectan a la calidad de los productos y que requieren atención.
Un buen ejemplo de esto pueden ser las tareas de mantenimiento o la necesidad de remunerar correctamente las horas extras, en caso de un aumento en la demanda.
Equipos (infraestructura):
Los sistemas de gestión de calidad deben procurar mantener la infraestructura y los equipos (herramientas) necesarios para ejecutar las actividades diarias con éxito. Esto incluye el inventario de los recursos, la gestión de espacio y el aprovisionamiento de equipo técnico.
Conocimiento:
La gestión del conocimiento y la experiencia es un factor clave, usualmente pasado por alto, que interviene de manera directa en la calidad final de los procesos y servicios.
Saber documentar bien lo aprendido tras cada proyecto o ronda de producción ayuda a aplicar procesos de mejora continua, acelera la gestión operativa y consigue mayor maniobrabilidad ante imprevistos.
Requisitos para implementar un sistema de gestión de calidad
Existen algunos requisitos fundamentales que tienen que tener su lugar dentro de la organización para poder implementar un sistema de gestión de calidad.
1. Definir estrategias.
La planificación estratégica de la organización debe apuntar de forma coherente a los objetivos propuestos para que un sistema de gestión de calidad pueda ejecutarse adecuadamente.
2. Inventariar los procesos.
Estandarizar los patrones de operación es esencial dentro de cualquier industria para garantizar niveles de calidad homogéneos. Esto se hace posible gracias al establecimiento anticipado de los métodos a aplicar ante diversas circunstancias.
3. Inventariar recursos necesarios.
Inventariar el recurso humano y material necesario para llevar a cabo los procesos con éxito, ayuda a reducir el nivel de redundancia operativa, a la vez que optimiza las operaciones.
4. Definir una estructura organizacional.
Otro paso importante es establecer un orden de jerarquías, aunado a un grupo bien definido de responsabilidades, así cada individuo sabrá a donde acudir en caso de una eventualidad y cómo operar de manera eficiente durante todo el proceso.
5. Establecer una documentación.
Establecer un flujo de documentación puede parecer un proceso burocrático, pero la trazabilidad de los procesos es uno de los mecanismos fundamentales en cuanto al control de calidad se refiere.
Una forma de disminuir el impacto que supone el análisis de la documentación a nivel administrativo es incorporando un software de gestión de calidad.
¿Por qué implementar un sistema de gestión de calidad?
Existen grandes beneficios/razones por las cuales implementar un sistema de gestión de calidad dentro de cualquier organización, entre ellos:
- El trabajo se orienta hacia la consecución de objetivos.
- Permite aplicar modelos de mejora continua.
- Ayuda a conocer todos los procesos y responsables de la empresa.
- Permite reestructurar más fácilmente los grupos de trabajo.
- Hace posible identificar causas específicas de problemas complejos.
- Simplifica el proceso de incorporar nuevas estrategias.
- Ayuda a comprobar el nivel de eficacia de los modelos operativos.
Normativas de calidad (ISO)
Si se desea incorporar un sistema de gestión de calidad, puede que un buen estándar a alcanzar sean los propuestos por la Organización Internacional de Normalización (ISO).
Estas normativas internacionales engloban todos los aspectos fundamentales que intervienen en el control de calidad, más algunos requisitos propios que pueden servir como reto organizacional en pro de alcanzar la excelencia en calidad de bienes y servicios.
Un buen ejemplo de normativa internacional de gestión de calidad puede ser la ISO 9001.
Distintos entes internacionales pueden certificar a las organizaciones en el cumplimiento estas normativas, lo que además de ser un marco sólido de gestión también representan una marca de prestigio.
